RegulaminLiGHT for Young

LiGHT for Young, dalej „Konferencja”, jest wydarzeniem edukacyjnym dla uczniów szkół ponadpodstawowych, organizowanym w ramach The LiGHT Summit przy współpracy z Wydziałem Edukacji Miasta Kraków. Regulamin określa zasady zgłoszeń, udziału, opieki i bezpieczeństwa.

Organizatorem jest PROIDEA sp. z o.o. z siedzibą w Krakowie, ul. Zakopiańska 9, 30-418 Kraków, NIP 6793088842, REGON 122769022, KRS 0000448243, dalej „Organizator”.

Konferencja odbywa się stacjonarnie w dniach 20-21 października 2026 r. w CKF_13 - Centrum Konferencyjne Fabryczna w Krakowie. Godziny zajęć określa program. Kontakt organizacyjny: Katarzyna Szczepanik-Kozioł, e-mail: katarzyna.koziol@thelightsummit.pl, tel. +48 519 140 777.

Uczestnikiem jest uczeń szkoły ponadpodstawowej zgłoszony przez Rodzica albo przychodzący z grupą szkolną, której udział potwierdził Organizator. Konferencja jest dostępna dla uczniów niepełnoletnich i pełnoletnich. W ścieżce szkolnej Organizator przyjmuje zgłoszenie grupowe, bez imiennej rejestracji uczniów.

Rodzic oznacza rodzica wykonującego władzę rodzicielską lub opiekuna prawnego. Opiekun szkolny oznacza nauczyciela lub dyrektora szkoły wyznaczonego przez szkołę do sprawowania opieki nad zgłoszonymi uczniami.

Uczestnik jest zgłaszany jedną z dwóch ścieżek: przez Rodzica będącego uczestnikiem The LiGHT Summit albo przez szkołę wyznaczającą Opiekuna szkolnego. Zasady dotyczące pełnoletnich uczniów określa część II ust. 5.

Zgłoszenia przyjmowane są przez formularz forms.gle/cinKHP78E5ozdtft8 do 20.10.2026 lub do wyczerpania miejsc. Liczba miejsc jest ograniczona. Przyjęcie następuje według kolejności kompletnych zgłoszeń, z uwzględnieniem warunków udziału.

Warunkiem udziału jest prawidłowe zgłoszenie indywidualne przez Rodzica albo grupowe przez szkołę, akceptacja Regulaminu w formularzu oraz otrzymanie potwierdzenia od Organizatora. Samo przesłanie formularza nie gwarantuje miejsca. Organizator może poprosić o uzupełnienie braków.

Udział uczniów i opiekunów w LiGHT for Young jest bezpłatny. Bezpłatny udział nie obejmuje biletu Rodzica na The LiGHT Summit, wymaganego w ścieżce rodzicielskiej. Zakres zapewnianych świadczeń, w tym ewentualnego wyżywienia, jest podany przed zgłoszeniem. Dojazd i nocleg pozostają po stronie Rodzica lub szkoły, chyba że Organizator wyraźnie wskaże inaczej.

Zgłoszenie na LiGHT for Young nie uprawnia automatycznie ucznia ani Opiekuna szkolnego do korzystania z programu The LiGHT Summit. Wstęp Opiekuna szkolnego do stref LiGHT for Young niezbędnych do sprawowania opieki jest zapewniony.

Pełnoletni uczeń może być zgłoszony przez Rodzica albo uczestniczyć z grupą szkolną za swoją zgodą. Nie wymaga zgody Rodzica na udział i samodzielnie decyduje o swoich danych oraz wizerunku. Rodzic lub szkoła przekazują mu Regulamin przed wydarzeniem. Pełnoletni uczeń przestrzega zasad udziału i organizacji grupy; postanowienia o opiece prawnej nad małoletnimi nie mają do niego zastosowania.

Rodzic zgłaszający ucznia musi mieć potwierdzony udział w The LiGHT Summit w terminie pokrywającym się z udziałem ucznia w Konferencji. W formularzu podaje swoje imię i nazwisko, e-mail, dane umożliwiające potwierdzenie udziału w The LiGHT Summit oraz imię i nazwisko ucznia.

W formularzu rejestracyjnym Rodzic niepełnoletniego ucznia potwierdza, że jest uprawniony do wyrażenia zgody na udział dziecka, wyraża tę zgodę, akceptuje Regulamin oraz zobowiązuje się osobiście sprawować opiekę podczas całego pobytu na wydarzeniu, w tym przerw, przemieszczania się po obiekcie, przybycia i opuszczania wydarzenia. Oświadczenia składa elektronicznie; nie są wymagane osobny załącznik, wydruk ani podpis na papierze. Organizator utrwala treść i datę oświadczeń oraz zaakceptowaną wersję Regulaminu wraz ze zgłoszeniem.

Rodzic przychodzi z niepełnoletnim uczniem do punktu rejestracji i pozostaje na miejscu przez cały czas jego udziału. Podczas wykładów przebywa w sali z uczniem i sprawuje nad nim rzeczywisty nadzór. Pozostaje dostępny telefonicznie. Udział Rodzica w równoległym programie The LiGHT Summit jest możliwy wyłącznie w zakresie, który nie koliduje z obowiązkiem osobistej opieki nad uczniem.

Rodzic nie może pozostawić niepełnoletniego ucznia pod opieką obsługi, prelegenta lub prowadzącego. Jeżeli nie jest w stanie zapewnić opieki, uczeń przerywa udział i opuszcza wydarzenie razem z nim.

Zmiana Rodzica sprawującego opiekę wymaga zgłoszenia Organizatorowi, potwierdzenia spełnienia warunków tej ścieżki i faktycznego przekazania opieki. Opieka musi być zachowana bez przerwy.

Zgłoszenia grupowego dokonuje dyrektor szkoły albo osoba upoważniona przez szkołę. W formularzu podaje nazwę szkoły, liczbę uczniów i opiekunów, dane kontaktowe osoby zgłaszającej oraz imię, nazwisko, funkcję i telefon Opiekuna szkolnego odpowiedzialnego za grupę. Organizator nie zbiera imion i nazwisk uczniów ani ich imiennej listy.

Szkoła wyznacza co najmniej jednego Opiekuna szkolnego obecnego na miejscu przez cały czas udziału grupy. Liczbę Opiekunów szkolnych dostosowuje do liczby i potrzeb uczniów, warunków wydarzenia oraz właściwych przepisów i zasad szkolnych, tak aby zapewnić skuteczną opiekę.

Szkoła uzyskuje wymagane zgody Rodziców niepełnoletnich uczniów i dopełnia formalności dotyczących szkolnego wyjścia lub wycieczki, w formie wymaganej właściwymi przepisami i zasadami szkolnymi. Listy uczniów, wymagane zgody i dokumentacja wyjścia pozostają w szkole; nie są przekazywane Organizatorowi w ramach rejestracji.

Opiekun szkolny odpowiada za faktyczną opiekę nad niepełnoletnimi uczniami, organizację grupy, sprawdzanie obecności, przerwy i bezpieczne opuszczenie wydarzenia. Szkoła zapewnia opiekę w drodze na Konferencję i z powrotem zgodnie z zasadami wyjścia.

Opiekun szkolny zgłasza grupę w punkcie rejestracji, pozostaje dostępny telefonicznie i na bieżąco współpracuje z obsługą. Jego zastępstwo wymaga wyznaczenia przez szkołę innego nauczyciela lub dyrektora, powiadomienia Organizatora i przekazania opieki bez przerwy.

W formularzu osoba zgłaszająca potwierdza upoważnienie do działania w imieniu szkoły, akceptuje Regulamin i oświadcza, że szkoła zapewni opiekę oraz najpóźniej przed udziałem dopełni wymaganych formalności, w tym uzyska wymagane zgody. Osobny załącznik ani papierowe oświadczenie dla Organizatora nie są wymagane. Organizator zapisuje treść i datę oświadczeń oraz wersję Regulaminu. Szkoła przekazuje uczniom i Rodzicom zasady udziału. Nieobecność Opiekuna szkolnego uniemożliwia udział niepełnoletnich uczniów do czasu zapewnienia opieki.

Organizator zapewnia organizację programu i warunki uczestnictwa. Bieżącą opiekę nad niepełnoletnim uczniem sprawuje Rodzic albo Opiekun szkolny, zgodnie ze ścieżką zgłoszenia. Prelegenci, zaproszeni goście i obsługa nie przejmują tej opieki.

Udział prelegentów i zaproszonych gości w programie LiGHT for Young ogranicza się do wygłaszania wykładów ze sceny. Nie prowadzą oni w ramach Konferencji warsztatów, mentoringu ani indywidualnych spotkań z uczniami i nie pełnią funkcji opiekunów.

Przez cały czas wystąpienia niepełnoletni uczniowie pozostają pod rzeczywistym, stałym nadzorem Rodzica albo Opiekuna szkolnego obecnego w sali wykładowej. Opiekun reaguje na potrzeby ucznia i sytuacje wymagające interwencji. Sama obecność opiekuna w obiekcie lub dostępność telefoniczna nie zastępuje nadzoru podczas wykładu.

Podział zadań opiekuńczych nie wyłącza obowiązków ani odpowiedzialności Organizatora wynikających z prawa, w szczególności dotyczących bezpieczeństwa, ochrony małoletnich oraz działań i zaniechań osób, za które Organizator odpowiada.

Organizator realizuje obowiązki dotyczące standardów ochrony małoletnich i weryfikacji osób dopuszczanych do działalności z małoletnimi w zakresie wymaganym przez obowiązujące przepisy. Obecność Rodzica lub Opiekuna szkolnego nie stanowi sama w sobie podstawy do ogólnego wyłączenia tych obowiązków.

Osobą przyjmującą zgłoszenia podczas Konferencji jest Jakub Kozioł, Prezes PROIDEA Sp. z o.o. +48 504 172 327.

Niepełnoletni uczeń nie może samowolnie opuszczać wyznaczonej strefy ani obiektu. Wcześniejsze wyjście następuje z Rodzicem albo na zasadach odbioru ustalonych przez szkołę, z zapewnieniem bezpiecznego przekazania opieki.

Zaginięcie ucznia, wypadek, podejrzenie krzywdzenia albo inne zagrożenie należy niezwłocznie zgłosić obsłudze i właściwemu opiekunowi, chyba że zagrażałoby to bezpieczeństwu ucznia. W nagłym zagrożeniu należy wezwać pomoc pod numerem 112. Udzielenia niezbędnej pomocy nie uzależnia się od obecności opiekuna.

Potrzeby dotyczące dostępności należy zgłosić przed wydarzeniem, aby uzgodnić możliwe rozwiązania. Dane o zdrowiu przekazuje się wyłącznie w niezbędnym zakresie, przez wskazany bezpieczny kanał i po otrzymaniu właściwej informacji o ich przetwarzaniu.

Uczestnicy i opiekunowie przestrzegają Regulaminu, zasad bezpieczeństwa obiektu oraz zgodnych z prawem poleceń obsługi. Są zobowiązani szanować godność i prywatność innych osób.

Zabronione są przemoc, nękanie, dyskryminacja, zastraszanie, niepożądany kontakt fizyczny oraz fotografowanie lub nagrywanie w sposób naruszający prywatność. Nie wolno wnosić broni, niebezpiecznych przedmiotów, materiałów pirotechnicznych, alkoholu ani nielegalnych substancji. Zakaz nie dotyczy legalnie stosowanych leków.

W strefie LiGHT for Young zabronione jest spożywanie alkoholu, używanie środków odurzających, palenie tytoniu i używanie e-papierosów. Osoba pod wpływem alkoholu lub środków odurzających nie może sprawować opieki nad uczniem.

Organizator może przerwać udział osoby rażąco naruszającej zasady lub stwarzającej zagrożenie, a w innych przypadkach po bezskutecznym wezwaniu do zaprzestania naruszeń. Niepełnoletniego ucznia nie usuwa się z obiektu bez zapewnienia bezpiecznego przekazania opieki.

Program jest dostępny pod adresem thelightsummit.pl/light-for-young. Zmiany prelegentów lub kolejności zajęć mogą następować z uzasadnionych przyczyn organizacyjnych. Ewentualne konkursy wymagające szczególnych zasad, w tym nagród lub praw do prac, będą objęte odrębnym regulaminem.

Administratorem danych przetwarzanych przez Organizatora w związku ze zgłoszeniem i udziałem jest Organizator. Szczegółowe informacje wymagane przez RODO, w tym cele, podstawy prawne, okresy przechowywania, odbiorcy danych i prawa osób, zawiera Polityka prywatności dostępna przed zgłoszeniem pod adresem thelightsummit.pl/polityka-prywatnosci.

Potwierdzenie zapoznania się z Polityką prywatności nie jest zgodą na wszystkie operacje przetwarzania danych. Dane niezbędne do organizacji udziału są przetwarzane na właściwych podstawach prawnych wskazanych w tej Polityce. Zgody dotyczą wyłącznie odrębnie opisanych, dobrowolnych celów.

W ścieżce szkolnej Organizator przetwarza dane osób zgłaszających i opiekunów oraz informacje o szkole i liczebności grupy. Nie zbiera danych identyfikujących uczniów na potrzeby rejestracji. Szkoła przekazuje osobom, których dane podaje, informację o ich przetwarzaniu przez Organizatora. Ewentualne przetwarzanie danych ucznia w innym celu, np. w związku z incydentem lub publikacją wizerunku, wymaga odpowiedniej podstawy i realizacji obowiązków informacyjnych.

Konferencja może być fotografowana i nagrywana w celu dokumentowania jej przebiegu oraz publikowania relacji i materiałów promujących kolejne edycje. Organizator może publikować na stronie The LiGHT Summit i jego oficjalnych profilach w mediach społecznościowych ujęcia ogólne wydarzenia, w których wizerunek uczestnika stanowi jedynie szczegół całości, takiej jak zgromadzenie lub publiczna impreza, zgodnie z art. 81 ust. 2 pkt 2 ustawy o prawie autorskim i prawach pokrewnych. Publikacja takich ujęć nie wymaga zezwolenia na rozpowszechnianie wizerunku. Publikacja portretów, zbliżeń lub innych materiałów eksponujących konkretnego ucznia, jeżeli nie zachodzi ustawowy wyjątek, wymaga odrębnego zezwolenia. Rejestracja i akceptacja Regulaminu nie stanowią zgody na publikację wizerunku. Informacje dotyczące przetwarzania danych osobowych w związku ze zdjęciami i nagraniami zawiera Polityka prywatności.

Jeżeli podstawą wykorzystania wizerunku jest zgoda, dla ucznia niepełnoletniego udziela jej uprawniony Rodzic, a dla pełnoletniego uczeń. Sama funkcja nauczyciela lub dyrektora nie uprawnia do udzielenia takiej zgody w imieniu ucznia.

Odrębny formularz zgody określa podmiot publikujący, cel, materiały, kanały publikacji, okres wykorzystania i sposób wycofania zgody. Odmowa lub wycofanie zgody nie wpływa na możliwość udziału. Wycofanie nie narusza zgodności z prawem przetwarzania dokonanego przed jego wycofaniem.

Organizator przekazuje osobom wykonującym zdjęcia i nagrania zasady respektowania braku zgody. Przy planowanych zbliżeniach i wywiadach weryfikuje wymagane zezwolenia oraz respektuje sprzeciw ucznia wobec fotografowania lub nagrywania.

Rezygnację, zmianę liczebności grupy lub Opiekuna szkolnego należy niezwłocznie zgłosić na e-mail Organizatora. Szkoła samodzielnie aktualizuje swoją listę uczniów i wymagane zgody; nie zgłasza Organizatorowi imiennych zmian w grupie. Zmiana ucznia zgłoszonego przez Rodzica wymaga aktualizacji zgłoszenia i oświadczeń. Zwiększenie liczby miejsc wymaga potwierdzenia Organizatora.

Organizator może odwołać Konferencję albo zmienić jej termin lub miejsce z powodu zagrożenia bezpieczeństwa, decyzji właściwych władz, siły wyższej lub utraty dostępu do obiektu, której nie można rozsądnie zaradzić. Informuje o tym niezwłocznie zgłaszających e-mailem. Istotna zmiana uprawnia do rezygnacji bez dodatkowych opłat. Udział w The LiGHT Summit podlega odrębnym warunkom.

Organizator, szkoła, opiekunowie i uczniowie ponoszą odpowiedzialność na zasadach wynikających z prawa. Regulamin nie ustanawia automatycznej odpowiedzialności Rodzica za każdą szkodę wyrządzoną przez dziecko ani nie wyłącza ustawowej odpowiedzialności Organizatora za mienie lub bezpieczeństwo uczestników.

Uwagi i reklamacje można kierować na e-mail Organizatora, opisując sprawę i podając kontakt do odpowiedzi. Organizator odpowiada w terminie 14 dni od otrzymania reklamacji. Nie ogranicza to ustawowych praw ani możliwości dochodzenia roszczeń.

Zmiany Regulaminu są dopuszczalne z powodu zmiany prawa, wymogów bezpieczeństwa lub koniecznych zmian organizacyjnych. Organizator podaje przyczynę i treść zmiany zgłaszającym. Zmiany nie naruszają praw nabytych; istotna zmiana umożliwia rezygnację na zasadach części VIII ust. 2.

W sprawach nieuregulowanych stosuje się prawo polskie z zachowaniem bezwzględnie obowiązującej ochrony konsumentów. Spory rozstrzyga sąd właściwy zgodnie z przepisami. Regulamin obowiązuje od 1 października 2026 r. i jest dostępny do pobrania przed rejestracją.